İşletmelerin gerçekleştirdikleri alışveriş işlemlerini belgelendirmesi ve tüketici haklarının korunması için fatura kesilmesi zorunluluktur. Gelir İdaresi Bakanlığı tarafından gerçekleştirilen yeni düzenleme ile beraber kâğıt formundaki faturalar dijitalleştirilir. e-Faturaların dijital ortamda saklanmasına olanak tanıyan e-Arşiv, elektronik arşiv anlamına gelir.
İşletmelerin gerçekleştirdikleri alışveriş işlemlerini belgelendirmesi ve tüketici haklarının korunması için fatura kesilmesi zorunluluktur. Gelir İdaresi Bakanlığı tarafından gerçekleştirilen yeni düzenleme ile beraber kâğıt formundaki faturalar dijitalleştirilir. e-Faturaların dijital ortamda saklanmasına olanak tanıyan e-Arşiv, elektronik arşiv anlamına gelir.
e-Arşiv, dijital faturaların güvenli bir ortamda saklanmasının yanı sıra yasal zorunluluklara uyumu ve kontrol aşamasını da pratik bir hale dönüştürür. e-Arşivde yer alan faturalara, mekan fark etmeksizin her yerden erişilebilir. Kâğıt faturaların yerini alan bu özel sistem, işletmelerin vergi işlemlerini dijital olarak yönetmelerine imkân tanır.
e-Arşiv, vergi faturalarının elektronik olarak oluşturulması, iletilmesi, saklanması ve denetlenmesi gibi çeşitli adımları kolaylaştırır. İşletmeler, fatura düzenleme ve alıcıya iletim aşamalarında Elektronik Fatura Uygulaması üzerinden işlem yapar. Düzenlenen faturalar e-Arşiv uygulamasına aktarılarak 10 yıl boyunca elektronik ortamda güvenli bir şekilde muhafaza edilir.
e-Arşiv Ne İşe Yarar?
e-Arşiv sistemi, işletmeler için daha verimli ve sürdürülebilir bir vergi yönetimi modeli sunar. Kâğıt kullanımını azaltırken vergi işlemlerini dijitalleştirerek işletmelere zaman ve maliyet tasarrufu sağlar. Dijital dönüşümün önemli adımlarından biri olan e-Arşiv fatura programının kullanılması için belirli kriterler bulunur.
Vergi mükellefi olan şirketlerin 1 gün içerisinde KDV dahil 4,400 TL ve üzeri fatura kesmesi gerekir. Vergi mükellefi olmayan kişi veya firmalar için ise alt limit KDV dahil 5,000 TL ve üzeri olarak belirlenir. İnternet üzerinden reklam veren şirketler ve aracı firmaların da bu programı uygulaması zorunludur.
e-Arşiv Kullanma Avantajları Nelerdir?
e-Arşiv kullanmanın işletmeler için pek çok avantajı bulunur. Bu avantajların başında ise sürdürülebilirlik gelir. e-Arşiv sistemi, kâğıt kullanımını azaltarak çevre dostu bir yaklaşım sunar. Kâğıt faturaların aksine, elektronik faturaların saklanması için fiziksel alan gerekmez. Dijital ortam arşiv odası ve personel gibi gereklilikleri ortadan kaldırarak maliyetleri düşürür.
Elektronik faturalar, dijital ortamda saklandığı için istenildiği zaman kolayca erişilerek yönetilebilir. Kâğıt, basım ve posta masraflarının ortadan kalkması da işletmelerin tasarruf etmesine imkân tanır. Elektronik faturaların anında iletilmesi, işlem süreçlerini hızlandırırken ödemelerin zamanında yapılmasını sağlar. Belirlenen kriterleri karşılayan firma ve kişilerin e-Arşiv uygulamasına geçmeleri zorunludur. e-Arşiv kullanılmadığı tespit edilen kişiler, çeşitli yasal yaptırımlar ile karşılaşabilirler.